Ao iniciar o trabalho do seu Escritório Online será necessário estruturar todo o seu processo de atendimento. Você precisará definir, por exemplo, os canais que serão utilizados, os recursos disponíveis e os procedimentos que serão adotados.Para te ajudar com essa questão, criamos uma lista de cinco questões que você precisa responder na hora de planejar atendimento do seu Escritório Online. Aqui estão elas:
- Por quais canais serão feitos os atendimentos?As pessoas costumam indicar o canal por onde preferem ser atendidas ( telefone; WhatsApp ou e-mail). Você, naturalmente, deve respeitar a preferência delas e saber conduzir o atendimento conforme o canal utilizado. Pode parecer um detalhe insignificante, mas a verdade é que o desempenho pode variar bastante entre um texto escrito ou uma conversa por telefone, por exemplo
- Quem será o responsável por conduzir o atendimento? É importante que seja uma pessoa capaz de conversar de forma natural, sem juridiquês, que seja prestativa e bastante atenciosa. Se for preciso, desenvolva você mesmo essas e outras habilidades que ajudem a causar boa impressão no primeiro contato.
- As reuniões serão virtuais ou a pessoa precisará ir até o seu escritório?Atualmente, com tantas ferramentas disponíveis e pelo fato do Escritório Online ampliar o seu raio de atuação, está cada vez mais comum o atendimento virtual. Por isso, estude de antemão essa flexibilização e defina as ferramentas que poderão ser utilizadas.
- Como será feito o suporte ao cliente?Importante pensar como você manterá a pessoa que se tornou sua cliente informada sobre os desdobramentos dos procedimentos jurídicos. Conceda todas os esclarecimentos necessários, mantenha os canais de contato abertos. É importante que o pós-atendimento mantenha o padrão de cordialidade e transparência.
- Como será feito o acompanhamento das pessoas indecisas? Muitas pessoas, mesmo após a reunião inicial, ficam indecisas sobre o melhor caminho a tomar. Por isso é importante definir o seu procedimento a partir de então; planeja voltar a contactar essa pessoa e certificar-se da sua decisão? Como se organizará para isso?
Se você é um advogado autônomo e trabalha sozinho, certamente terá que assumir todo processo e escalar quando for possível. Outra opção é fazer parceria com outros advogados, cada um assumindo a etapa que mais se adequa ao próprio perfil. Caso o seu escritório já possua uma equipe estruturada, o seu trabalho aqui será encontrar os profissionais ideais para cada fase do processo, ou seja, a melhor pessoa para assumir a seleção e contato inicial e as que melhor se encaixam na fase posterior, dando prosseguimento ao caso.